L'automazione dei processi aziendali consiste nell'affidare a un software l'esecuzione delle attività ripetitive e basate su regole.
Inserimento manuale dei dati, solleciti di approvazione via e-mail, instradamento dei documenti, aggiornamento degli stati, notifiche e preparazione dei report: tutte attività che un sistema di automazione rende più rapide e controllate.
L'obiettivo non è escludere le persone dal processo, ma ridurre le ripetizioni che consumano tempo, così da concentrarsi su ciò che richiede giudizio e competenza.
Quali problemi risolve l'automazione dei processi?
- inserire più volte gli stessi dati
- approvazioni gestite in catene di e-mail
- file e documenti smarriti
- attività che sforano le scadenze
- processi che dipendono da singole persone
- difficoltà nel seguire lo stato di avanzamento
- report preparati a mano
- dati errati o incompleti
- scarsa comunicazione tra reparti
Quali processi si possono automatizzare?
Richieste e pratiche
L'utente invia una richiesta, il sistema verifica i documenti necessari, la instrada all'ufficio competente e notifica ogni cambio di stato.
Flussi di approvazione
Acquisti, ferie, pagamenti, preventivi o documenti possono essere inoltrati ai responsabili giusti secondo regole definite.
Assegnazione delle attività
Alla creazione di un nuovo record, l'attività può essere assegnata automaticamente alla persona o al reparto corretto.
Notifiche
Scadenze imminenti, documenti mancanti, stato di un pagamento o modifiche a una pratica possono essere comunicati via e-mail, SMS o notifica in app.
Sincronizzazione dei dati
I dati creati in un sistema possono essere trasferiti automaticamente a un altro.
Reportistica
Report giornalieri, settimanali o mensili possono essere generati automaticamente e inviati ai destinatari giusti.
Processi di assistenza clienti
Apertura del ticket, prioritizzazione, assegnazione e chiusura possono essere automatizzate.
Ordini e pagamenti
Conferma dell'ordine, aggiornamento delle scorte, controllo del pagamento, fatturazione e avvisi di consegna possono funzionare in automatico.
Come si individua un processo da automatizzare?
Non tutti i processi sono adatti.
Quelli adatti di norma:
- si ripetono di frequente
- seguono regole chiare
- richiedono molto inserimento manuale
- passano da più approvatori
- comportano rischi di ritardo ed errore
- producono risultati misurabili
Le attività che richiedono giudizio e creatività è meglio supportarle con il software piuttosto che automatizzarle del tutto.
Come si pianifica un'automazione?
1. Documentare il processo attuale
Si mappano punto di inizio e fine, attività, persone coinvolte e strumenti utilizzati.
2. Individuare le criticità
Si rilevano ritardi, duplicazioni, errori, perdite di dati e colli di bottiglia nelle approvazioni.
3. Definire le regole
Si stabilisce quale azione segue quale condizione.
4. Prevedere le eccezioni
Nessun processo fila sempre liscio. Documenti mancanti, pagamenti rifiutati o operazioni non autorizzate vanno gestiti.
5. Definire i ruoli
Chi avvia, chi approva, chi consulta e chi produce i report deve essere chiaro.
6. Avviare un progetto pilota
Si parte da un perimetro limitato e si migliora con i riscontri degli utenti reali.
I vantaggi dell'automazione dei processi
- tempi di lavorazione più rapidi
- meno errori manuali
- visibilità sull'intero processo
- esecuzione uniforme
- notifiche automatiche
- reportistica più accurata
- minore carico operativo
- memoria organizzativa
- prestazioni misurabili
Errori frequenti nei progetti di automazione
- digitalizzare così com'è un processo difettoso
- non coinvolgere gli utenti
- trascurare gli scenari di eccezione
- costruire un flusso troppo complesso
- non definire criteri di successo
- non pianificare le integrazioni
- eliminare ogni possibilità di intervento manuale
Prima si semplifica il processo, poi lo si automatizza.
Automazione e intelligenza artificiale sono la stessa cosa?
No.
L'automazione esegue operazioni secondo regole definite. L'IA può classificare, prevedere, analizzare testo o supportare le decisioni.
Le due tecnologie si combinano bene: il sistema acquisisce la richiesta in automatico mentre l'IA categorizza il testo in arrivo.
Come Coreon sviluppa l'automazione dei processi
Coreon analizza il processo esistente individuando attività ripetitive, punti di approvazione e flussi di dati.
L'automazione viene poi costruita su ruoli, regole ed eccezioni, collegando se necessario i software esistenti tramite integrazioni API.
Domande frequenti
Che cos'è l'automazione dei processi aziendali?
L'esecuzione automatica, da parte di un software, di attività ripetitive basate su regole.
Quali processi si possono automatizzare?
Richieste, approvazioni, notifiche, assegnazione attività, reportistica, ordini e trasferimento dati.
L'automazione sostituisce il personale?
L'obiettivo non è eliminare posti di lavoro, ma ridurre il lavoro ripetitivo e liberare tempo per attività a maggior valore.
Si può integrare con i sistemi esistenti?
Sì, se esiste un'API o un altro metodo adeguato di scambio dati.