Was ist Geschäftsprozessautomatisierung? Welche Prozesse eignen sich?

Geschäftsprozessautomatisierung bedeutet, wiederkehrende und regelbasierte Abläufe von Software statt von Hand ausführen zu lassen.

Manuelle Dateneingabe, Freigaben per E-Mail nachhalten, Dokumente weiterleiten, Status aktualisieren, Benachrichtigungen versenden und Berichte erstellen – all das wird mit einem Automatisierungssystem schneller und besser kontrollierbar.

Ziel ist nicht, Menschen aus dem Prozess zu nehmen, sondern zeitraubende Wiederholungen zu reduzieren, damit sie sich auf Aufgaben mit Urteilsvermögen und Fachwissen konzentrieren können.

Welche Probleme löst Prozessautomatisierung?

dieselben Daten immer wieder erfassen
Freigabeprozesse, die über E-Mail-Ketten laufen
verlorene Dateien und Dokumente
Aufgaben, die Fristen reißen
Prozesse, die an einzelnen Personen hängen
schwer nachvollziehbare Bearbeitungsstände
manuell erstellte Berichte
fehlerhafte oder unvollständige Daten
Kommunikationslücken zwischen Abteilungen

Welche Prozesse lassen sich automatisieren?

Anträge und Anfragen

Nutzer reichen einen Antrag ein, das System prüft die erforderlichen Unterlagen, leitet ihn an die zuständige Stelle weiter und benachrichtigt bei jeder Statusänderung.

Freigabeprozesse

Einkauf, Urlaub, Zahlungen, Angebote oder Dokumente lassen sich nach festen Regeln an die richtigen Führungskräfte weiterleiten.

Aufgabenzuweisung

Entsteht ein neuer Datensatz, kann die Aufgabe automatisch der richtigen Person oder Abteilung zugewiesen werden.

Benachrichtigungen

Nahende Fristen, fehlende Unterlagen, Zahlungsstatus oder Änderungen an einem Vorgang können per E-Mail, SMS oder In-App-Meldung kommuniziert werden.

Datensynchronisation

In einem System erzeugte Daten können automatisch in ein anderes übertragen werden.

Berichtswesen

Tages-, Wochen- oder Monatsberichte lassen sich automatisch erzeugen und an die richtigen Empfänger senden.

Kunden- und Supportprozesse

Ticketerfassung, Priorisierung, Zuweisung und Abschluss lassen sich automatisieren.

Bestell- und Zahlungsprozesse

Bestellbestätigung, Bestandsaktualisierung, Zahlungsprüfung, Rechnungsstellung und Lieferbenachrichtigungen können automatisch ablaufen.

Wie erkennt man einen geeigneten Prozess?

Nicht jeder Prozess eignet sich.

Geeignete Prozesse:

wiederholen sich häufig
folgen klaren Regeln
enthalten viel manuelle Dateneingabe
durchlaufen mehrere Freigabestufen
bergen Verzögerungs- und Fehlerrisiken
liefern messbare Ergebnisse

Aufgaben, die Urteilsvermögen und Kreativität erfordern, werden besser softwaregestützt als vollständig automatisiert.

Wie plant man eine Prozessautomatisierung?

1. Den Ist-Prozess dokumentieren

Start- und Endpunkt, Aufgaben, Beteiligte und eingesetzte Werkzeuge werden erfasst.

2. Schwachstellen finden

Verzögerungen, Doppelarbeit, Fehler, Datenverluste und Freigabeengpässe werden identifiziert.

3. Regeln definieren

Es wird festgelegt, welche Aktion unter welcher Bedingung erfolgt.

4. Ausnahmen einplanen

Kein Prozess läuft immer nach Plan. Fehlende Unterlagen, gescheiterte Zahlungen oder unbefugte Vorgänge brauchen eine Behandlung.

5. Rollen festlegen

Wer startet, wer gibt frei, wer darf einsehen und wer berichtet – das muss klar sein.

6. Einen Pilot durchführen

Zuerst in begrenztem Umfang testen und mit Rückmeldungen echter Nutzer verbessern.

Die Vorteile der Prozessautomatisierung

kürzere Durchlaufzeiten
weniger manuelle Fehler
Transparenz über den Prozess
einheitliche Abläufe
automatische Benachrichtigungen
genaueres Berichtswesen
geringere operative Last
organisationales Gedächtnis
messbare Leistung

Typische Fehler in Automatisierungsprojekten

einen fehlerhaften Prozess unverändert digitalisieren
Nutzer nicht einbeziehen
Ausnahmeszenarien übersehen
einen zu komplexen Ablauf bauen
keine Erfolgskriterien festlegen
Integrationen nicht einplanen
jede Möglichkeit manuellen Eingreifens entfernen

Erst den Prozess vereinfachen, dann automatisieren.

Sind Automatisierung und KI dasselbe?

Nein.

Automatisierung führt Vorgänge nach festen Regeln aus. KI kann klassifizieren, vorhersagen, Texte analysieren oder Entscheidungen unterstützen.

Beides lässt sich kombinieren: Das System nimmt den Antrag automatisch entgegen, während die KI den eingehenden Text kategorisiert.

Wie Coreon Prozessautomatisierung umsetzt

Coreon analysiert den bestehenden Prozess und bestimmt wiederkehrende Aufgaben, Freigabepunkte und Datenflüsse.

Darauf aufbauend entsteht die Automatisierung entlang von Rollen, Regeln und Ausnahmen – bestehende Software wird bei Bedarf über API-Integrationen angebunden.

Häufig gestellte Fragen